ADMINISTRASI OSIS SMAN I PARONGPONG

PEDOMAN TERTIB ADMINISTRASI OSIS SMAN I PARONGPONG

A.   KETENTUAN UMUM

Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Terlebih sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi dan Kesekretariatan ini diatur standar baku administrasi, antara lain :

1.    Surat

2.    Proposal

3.    Laporan Pertanggungjawaban

4.    Surat penghargaan/Sertifikat

5.    Notulen

6.    Dll.

B.   TUJUAN

Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekoalh (OSIS) SMAN I Parongpong bertujuan sebagi untuk:

1.    Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksana administrasi di semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong.

2.    Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di semua tingkatan pengurus Oranisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong.

3.       Menegakkan wibawa dan disiplin kepengurusan serta menumbuhkan keadaan dan kegiatan berorganisasi di kalangan organisasi di SMAN I PARONGPONG pada umumnya dan khususnya pada Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong.

C.   SASARAN

Adapun sasarannya sebagai berikut :

1.    Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi dan berlaku di semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekola (OSIS) SMAN I Parongpong.

2.       Terpelihara nilai jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperoleh keutuhan, persatuan dan kesatuan kepengurusan serta disiplin dan wibawa.

D.   LANDASAN

Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong berlandaskan:

1.    Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong.

2.       Keputusan rapat pengurus.

E.   PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

1.    Surat

a.    Fungsi

Surat menurut pedoman penyelenggaraan adaministrasi ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan resmi organisasi yang tertulis yang khusus diperlukan untuk kepentingan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong.

b.    Sistematika

Sistematika surat Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong adalah sebgai berikut: :

• Nomor surat ditulis Nomor
• Lampiran surat ditulis Lampiran

Lampiran : Tiga lembar

Lampiran : Satu berkas

Banyak lampiran dan dirinci :

Lampiran :

1) Dua eksemplar booklet

2) Tiga lembar formulir

3) Dua lembar kuitansi

• Perihal surat, ditulis Perihal

Undangan Rapat

Permohonan Menjadi Juri

• Alamat surat, Kepada Yth, Dst
• Kata pembukaan surat, Assalamualaikum Wr. Wb.
• Kalimat pengantar, Salam silaturrahmi. Dst

Membaca surat edaran saudara Nomor ….. tanggal ….. maka......

Sehubungan dengan surat Kami tanggal................

Sesuai dengan permintaan surat saudara........................

• Maksud surat disesuaikan dengan kebutuhan
• Kata penutup surat diakhiri kata Wassalamualaikum Wr. Wb.

· Atas bantuan Saudara, Saya sampaikan uacapan terima kasih.

· Atas kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih.

· Harapan Kami, semoga kerja sama ini dapat Kita tingkatkan.

• Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis secara lengkap
• Jabatan pengurus serta pejabat pembuat surat

c.    Bentuk Surat

Bentuk surat Organisasi Siawa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong yang resmi kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk block style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai kata penutup lurus kanan kiri. Sedangkan tempat dan tanggal surat menjorok ke kanan.

d.    Jenis Surat

Surat resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu:

1.    Surat Umum, yaitu jenis surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis di kalangan internal maupun eksternal organisasi.

2.    Surat Khusus, yaitu jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi produk normative organisasi dan landasan pijak organisasi.

e.    Teknis pembuatan

·         Untuk pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus di copy atau salinannya sebagai File Arsip

·         Dalam pembuatan surat resmi yang harus diperhatikan adalah kode/sandi yang terkandung pada nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi di tandai dengan ”Garis Miring”

·         Kode penulisan Nomor Surat

-       Kode Nomor (Nomor Urut Surat Keluar)

-       Kode Surat Organisasi ditulis dengan (OSIS). Apabila terdapat Kepanitiaan Kegiatan maka sebelum kode harus ada kode kegiatan ditambah kata (Pan. Kegiatan)

-       Kode Surat Keluar

C = Kode Surat Keluar, berlaku ke Lembaga SMAN I Parongpong

D = Kode Surat Keluar, berlaku untuk surat apabila keluar dari Lembaga SMA

-       Kode bulan pembuatan surat, ditulis dengan angka romawi

-       Kode Tahun Pembuatan Surat, di tulis dengan Angka

·         Setiap surat keluar harus tinta warna hitam

·         Penandatanganan harus tinta warna hitam

·         Pembubuhan Stempel pada surat resmi diusahakan sedapat mungkin agar tertera pada seperempat pembuat surat (Menutupi seperempat pembuat surat yang bertandatangan)

·         Ukuran-ukuran dalam surat :

Jenis huruf : Times New Roman Ukuran huruf : 10-12 point Ukuran kertas : Legal (Kop surat), Letter (8,5” x 11” 22x28 cm) atau A4 (21 x 29,7 cm) Spasi : 1-1,5 spasi

2.    Pembukuan

a.    Buku Agenda Surat Keluar

Model Buku Surat Keluar

·         Nomor urut Pengeluaran surat

·         Nomor Surat

·         Alamat Tujuan

·         Tanggal Surat (Tanggal Pembuatan dan tanggal Penerimaan)

·         Perihal Surat

·         Keterangan

b.    Model Buku Surat Masuk

·         Nomor Urut Surat masuk/ penerimaan

·         Nomor Surat

·         Alamat surat / pengirim

·         Tanggal surat (Tanggal Pembuatan dan Tanggal Penerimaan )

·         Perihal surat

·         Keterangan

c.    Buku Agenda

·         Nomor

·         Jenis Kegiatan

·         Tempat Kegiatan

·         Pelaksana Kegiatan

·         Keterangan

d.    Buku Kas

Dalam model Pembukuan buku kas terdapat babarapa kolom antara lain :

·         Nomor urut penerimaan

·         Tanggal

·         Uraian

·         Jumlah yang diterima (Debet)

·         Jumlah yang di keluarkan (Kredit)

·         Jumlah Total (Saldo)

·         Keterangan

Teknis Buku Kas

·         Segala penerimaan dana harus di catat di dalam buku kas bagian Kiri (Debet). dan Pengeluaran dana di bagian kanan (Kredit), kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.

·         Dalam pelaporan keuangan OSIS, dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang untuk kepentingan OSIS.

e.    Buku Inventaris

Buku inventaris berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang milik organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan.

Model buku inventaris untuk semua tingkatan kepengurusan dibuat dengan 7 kolom sebagai berikut:

KARTU INVENTARIS BARANG

NO	NAMA BARANG	TAHUN PEMBUATAN	MERK	JUMLAH	KEADAAN	KET
1
2
Dst

Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventaris adalah sekretaris

f.      Stempel

1) Bentuk stempel organisasi adalah berbentuk lingkaran.

2) Ukuran stempel resmi berdiameter 4 cm.

3) Tulisan stempel, stempel resmi berisi:

a) Bagian Baris Atas bertuliskan “Organisasi Siswa Intra Sekolah”

b) ”OSIS” Bagian tengah

c) Bagian Baris bawah bertuliskan SMAN I parongpong

g. Kepala Surat (KOP)

• Surat Resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMAN I Parongpong, Semua Ditulis di atas kertas ber-KOP ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
• Kertas berukuran folio berat 70 gram adapun lebar KOP surat 3,5 cm
• Kertas ber-KOP berisi :

Ø  Lambang Sekolah Di sebelah kiri atas dan Lambang OSIS di sebelah Kanan atas

Ø  Tulisan ”ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH” pada baris paling atas

Ø  Tulisan ”(OSIS)” pada baris kedua

Ø  Tulisan ”SMAN I PARONGPONG KAB. BANDUNG BARAT” pada baris ketiga

Ø  Sedangkan untuk Alamat lengkap, no telepon pada baris ke empat

Ø  Alamat email/facsimile pada baris ke Lima

Ø  Bentuk tulisan berwarna hitam

h. Jas

1) Warna jas Biru Cerah (Blao)

2) Model jas berlengan panjang

ADMINISTRASI OSIS SMA NEGERI PARONGPONG

TAHUN PELAJARAN 2018/2019

1.    KOP SURAT OSIS

2.    FORMAT SURAT

3.    BUKU SURAT KELUAR/MASUK

4.    BUKU REKAP KEGIATAN

5.    BUKU KAS KEUANGAN

6.    BUKU AGENDA RAPAT /NOTULIS

7.    FORMAT PROGRAM KEGIATAN OSIS PERBIDANG

8.    FORMAT PROPOSAL KEGIATAN

9.    FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

10. STRUKTUR ORGANISASI OSIS

11. URAIAN TUGAS PENGURUS

12. DOKUMENTASI OSIS

13. SURAT PENGHARGAAN/SERTIFIKAT

A. AD/ART Organisasi Intra Sekolah

B. Pedoman Tata Kerja Organisasi

C. Pedoman Tata Tertib Administrasi

D. Daftar Surat Keluar

E. Program Kerja Organisasi

F. Susunan Pengurus OSIS

G. Surat Pernyataan Kesediaan

H. Formulir Pendaftaran OSIS

I. Soal Tes Masuk OSIS

PROPOSAL

1.    Format Proposal Kegiatan

Proposal kegiatan OSIS/MPK SMAN I Parongpong secara garis besar mencakup :

1. Cover (halaman muka)

Pada cover harus tercantum judul proposal, Logo SMAN I Parongpong, periode kepengurusan, nama Sekolah, tahun ajaran.

2. Halaman Pengesahan,
3. Isi Proposal meliputi

·               Latar Belakang Kegiatan

·               Dasar Kegiatan

·               Tujuan Kegiatan

·               Tema Kegiatan

·               Peserta Kegiatan

·               Waktu Pelaksanaan

·               Kepanitiaan

Pelindung

Penanggung jawab

Pembina

Ketua

Sekertaris

Bendahara

Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan panitia)

• Jadwal Kegiatan
• Rencana Anggaran Dana
• Penutup

Bagian penutup mencakup ketua panitia, sekretaris kegiatan, Pembina kegiatan, Kepala sekolah.

• Lain-lain

Ø  Setiap kepanitiaan kegiatan masing-masing mempunyai salinan Proposal, Kemudian diserahkan kepada sekretaris OSIS/MPK SMAN I Parongpong.

Ø  Susunan letak logo kelembagaan selalu dimulai dari kanan atas adalah tingkatan terkecil.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

A.   Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan OSIS/MPK diserahkan kepada Bendahara Komite paling lambat 1 Minggu setelah kegiatan selesai. Laporan pertanggungjawaban kegiatan OSIS/MPK dibuat dengan format yang telah ditentukan. Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan OSIS/MPK secara garis besar mencakup

1.    Halaman muka

Pada cover harus tercantum judul proposal, Logo OSIS  dan SMAN I Parongpong, periode kepengurusan, nama Sekolah, tahun ajaran.

2.    Isi Laporan Pertanggungjawaban

Isi Laporan Pertanggungjawaban meliputi

• Latar Belakang Kegiatan

·               Dasar Kegiatan

·               Tujuan Kegiatan

·               Tema Kegiatan

·               Peserta Kegiatan

·               Waktu Pelaksanaan

·               Kepanitiaan

Pelindung

Penanggung jawab

Pembina

Ketua

Sekertaris

Bendahara

Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan panitia)

• Jadwal Kegiatan
• Realisasi Anggaran
• Penutup

Bagian penutup mencakup ketua panitia, sekretaris kegiatan, Pembina kegiatan, Kepala sekolah.

• Lain-lain

Ø  Dilampirkan pula Surat-surat kegiatan, piagam/sertifikat kegiatan (bila ada), foto-foto kegiatan, Nota/kwitansi realisasi Anggaran dana kegiatan.

Ø  Setiap kepanitiaan kegiatan masing-masing mempunyai salinan laporan pertanggungjawaban, Kemudian diserahkan kepada sekretaris OSIS/MPK SMAN I Parongpong.

PIAGAM PENGHARGAAN/SERTIFIKAT

Ketentuan Piagam Penghargaan/Sertifikat.

• Mencantumkan lambang Dinas Prov Jabar beramal disebelah kiri atas
• Terdapat nomor surat penghargaan, dengan format yang disesuaikan dengan nomor yang mengikuti nomor surat keluar yang tertera pada buku milik kantor Tata Usaha Sekolah
• Dibuat dengan bentuk, isi, dan format yang disepakati oleh panitia pelaksana suatu kegiatan atau pihak yang mengeluarkan surat penghargaan/sertifikat
• Surat penghargaan kegiatan OSIS/MPK terlebih dahulu diperiksa oleh Sekretaris OSIS/MPK
• Ditandatangani oleh Kepala Sekolah. Panitia “tidak diperbolehkan” menggunakan tanda tangan (scan, fotokopi, dsb.) dalam pengesahan surat penghargaan sebelum mendapatkan persetujuan pihak terkait.

NOTULEN/NOTULA

Notulen atau notula adalah cacatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat meliputi hal yang dibicarakan dan diputuskan, yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan meyeluruh. Notulen dibuat untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat.

A.   Format Notulen/Notula

1. Kepala notulen. Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen. Adapun kepala notulen berisi tentang :

·         Nama atau tema yang di bahas

·         Hari dan tanggal acara dilaksanakan

·         Waktu (Jam) pelaksanaan acara

·         Tempat pelaksanaan acara

·         Unsur - unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis, peserta.)

2. Isi notulen Isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas dan hasil keputusan rapat. Adapun isi notulen berisi tentang :

·         Susunan acara

·         Pokok bahasan

·         Hasil pembahasan

3. Penandatanganan

Notulen rapat ditandatangani oleh pimpinan rapat dan notulis.

4. Ketentuan Notulen

Notulensi dikumpulkan kepada sekretaris sebagai arsip dan untuk diperiksa konsistensi pelaksanaan dan hasil rapatnya.

5. Notulen dilampirkan dalam lampiran laporan pertanggungjawaban

Contoh format Notulen/Notula

NOTULA RAPAT

 OSIS/MPK SMAN I Parongpong periode 2017/2018

Hari & tanggal :

Waktu             :

Tempat           :

Materi rapat :

Pimpinan rapat :

Notulis           :

Jumlah peserta :

Hadir :

Tidak Hadir :

Susunan acara :

1.

2.

3.

Pokok bahasan :

1.

2.

3.

Hasil pembahasan :

1.

2.

3.

Parongpong, ………….., …………

Ketua                                                             Notulis

(                                   )                                   (                                   )